Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Henkilötietolaki (523/99) 10 § EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR)
Laatimispäivä 21.2.2021 Päivitetty viimeksi 24.9.2023

1. Yleistä

Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.

Tämän rekisteri- ja tietosuojaselosteen tarkoituksena on kuvata mahdollisimman selkeästi sitä, miten keräämme, käsittelemme ja säilytämme antamiasi henkilötietoja.

2. Rekisterinpitäjä

JS Ohjauspalvelut / Jasna Sairanen

Y-tunnus: 3003111-5

3. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Jasna Sairanen
Polvianderintie 9 A
03250 Ojakkala
+358403205754

Emai: js.ohjauspalvelut@gmail.com / info@js-ohjauspalvelut.fi / info@enkkumuskari.fi

4. Rekisterin nimi

1. JS Ohjauspalvelut asiakasrekisteri

2. Enkkumuskarin asiakasrekisteri

5. Mitä henkilötietoja keräämme

Kun otat yhteyttä sähköpostilla, puhelimitse, yhteydenottolomakkeella tai varaat ajan sähköisen ajanvarauskalenterin kautta (vello.fi/js-ohjauspalvelut) ja annat yhteystietojasi (nimi, puh.nro., osoite, sähköpostiosoite) ja syntyy asiakkuus, tietosi tallennetaan asiakasrekisteriin. (JS Ohjauspalvelut asiakasrekisteri).

Kun ilmoittaudut Enkkumuskariin, tietosi tallennetaan asiakasrekisteriin (Enkkumuskarin asiakasrekisteri)

Keräämme sinusta vain kyseisen palvelun käyttämisen kannalta välttämättömät tiedot:

Esimerkiksi varatessasi ajan Lyhytterapiaan tai Nepsy-valmennukseen tarvitaan asiakkuuden ylläpitämistä ja laskutusta varten sinun yhteystietosi (etunimi, sukunimi osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero).

Tai jos lapsesi osallistuu Enkkumuskariin tarvitsemme sinun (huoltajan) yhteystietosi (etunimi, sukunimi, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero) ja lisäksi tarvitsemme muskariin osallistuvan lapsen etu- ja sukunimen sekä syntymäajan.

6. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus)

Asiakasrekistereihin tallennettuja henkilötietoja käytetään asiakassuhteiden hoitamiseen, laskutukseen ja tiedottamiseen sekä markkinointitarkoituksiin, jos annat markkinointiin erikseen suostumuksesi.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on oikeutettu etu, eli tässä tapauksessa asiakassuhde ja sen hoitaminen sekä joissain tapauksissa sopimus, eli se, että tarvitsemme henkilötietoja täyttääksemme kanssasi solmimamme sopimuksen tietyn palvelun järjestämisestä. Aloittamalla asiakassuhteen, asiakas on itse antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn tarkoituksen mukaisesti.

Henkilötietoja käsittelee lähtökohtaisesti vain rekisteripitäjä.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterinpitäjä rekisteröi asiakkaasta ne tiedot, jotka asiakas itse ilmoittaa ilmoittautumisen tai ajanvarauksen yhteydessä. Tai jos henkilö muutoin antaa suostumuksensa siihen, että yhteystiedot tallennetaan väliaikaisesti ilman varsinaista asiakassuhdetta. Esimerkiksi silloin, jos asiakas ottaa yhteyttä sähköpostitse/puhelimitse/somen kautta ja haluaa jäädä jonottamaan paikkaa muskariin ja toivoo ilmoitusta mikäli paikka vapautuu. Tai muissa tilanteissa, joissa asiakas luovuttaa tietojaan esimerkiksi sosiaalisen median kautta.

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisterinpitäjä ei säännönmukaisesti luovuta tietoja kolmansille osapuolille, eikä siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

JS Ohjauspalvelut käyttää seuraavia palveluita:

Ukko.fi Yrittäjä, jonka tietosuojaseloste löytyy osoitteesta: https://cloudfront.ukko.fi/wp-content/uploads/2021/09/Tietosuojaseloste-Ukko.fi-toiminimiyrittajat-2.pdf

Verkkolaskut.fi, jonka tietosuojaseloste löytyy osoitteesta: https://www.visma.com/privacy-statement/finland/

Webnode, jonka tietosuojaseloste löytyy osoitteesta: https://www.webnode.com/fi/tietosuojakaytanto/

Enkkumuskarin ilmoittautumiset, yhteydenpito ja tiedotus tapahtuu Microsoft Outlook-sähköpostiohjelmalla ja laskutusta sekä ilmoittautumista varten henkilötietoja kerätään Microsoft Forms-ilmoittautumislomakkeella.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Asiakasrekistereiden tiedot on tallennettu rekisterinpitäjän järjestelmään. Järjestelmään sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Järjestelmä on myös suojattu palomuurein ja muiden teknisten keinojen avulla. Järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsee ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain rekisterinpitäjä.

Ilmoitamme mahdollisesta tietoturvaloukkauksesta rekisteröidylle ilman aiheetonta viivytystä.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen: js.ohjauspalvelut@gmail.com tai info@enkkumuskari.fi

Kielto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot.

Oikeus tietojen korjaaminen

Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta.

Poisto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Poistopyyntö käsitellään, jonka jälkeen joko tiedot poistetaan tai rekisteröidylle ilmoitetaan perusteltu syy, miksi tietoja ei voida poistaa.

Rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Esimerkiksi rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto määritellyn ajan (sis. laskut, joissa on rekisteröidyn yhteystietoja).

Valitusoikeus

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tehdä valitus kansalliselle tietosuojavalvontaviranomaiselle, jos hän kokee rekisterinpitäjän henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista.

10. Käsittelyn kesto

Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti vain niin kauan kuin asiakkuus on voimassa tai se muutoin välttämätöntä. Nimeä ja sähköpostisoitetta voidaan kuitenkin asiakkuuden jälkeenkin käyttää markkinointitarkoitukseen, ellei asiakas sitä kiellä. Muokkaamme tietoja tai poistamme ne järjestelmästä asiakkaan näin pyytäessä. Tiedot poistetaan viimeistään 12 kuukauden kuluttua asiakkuuden päätyttyä.

Tietojen säilyttämisessä noudatetaan kuitenkin lakisääteisiä velvoitteita, kuten kirjanpitoon liittyvien dokumenttien säilytys lakisääteiden ajan.

11. Rekisteri- ja tietosuojaselosteen muuttaminen ja päivittäminen

Tarvittaessa esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa tai palveluidemme kehittämisestä johtuen voidaan tietosuojaselostetta muuttaa tai päivittää. Ilmoitamme mahdollisista muutoksista rekisteröidyille.